Automatyzacja nie oznacza zastępowania ludzi technologią. Jej celem jest ograniczenie powtarzalnych czynności, które zabierają pracownikom czas, choć mogą wykonywać się automatycznie. Najlepszym kandydatem do automatyzacji jest zwykle proces, który jest powtarzalny, przewidywalny i oparty na danych.
Przepisywanie danych
Jeżeli pracownik kopiuje informacje pomiędzy CRM, Excelem, magazynem i księgowością, systemy powinny wymieniać je automatycznie.
Dokumenty
Generowanie cyklicznych dokumentów, przypisywanie ich do klientów, przekazywanie do akceptacji czy archiwizacja mogą odbywać się według ustalonych reguł.
Sprzedaż
CRM może automatycznie tworzyć zadania, przypomnienia, zmieniać statusy szans sprzedażowych czy przekazywać informacje pomiędzy etapami procesu.
Magazyn
Aktualizacja stanów, rezerwacje produktów, dokumenty magazynowe czy informacje o brakach mogą być powiązane z zamówieniami i sprzedażą.
Faktury i płatności
Dane z zamówienia mogą automatycznie przechodzić do dokumentów sprzedażowych, a system może kontrolować status rozliczenia.
Raportowanie
Zamiast ręcznego przygotowywania zestawień system może pobierać aktualne dane i prezentować je na dashboardach.
Powiadomienia
Brak płatności, niski stan magazynowy, nowe zamówienie czy przekroczenie terminu mogą automatycznie uruchamiać odpowiednie działania.
Od czego zacząć?
Nie od automatyzowania wszystkiego.
Najpierw warto znaleźć kilka czynności, które są wykonywane często i pochłaniają najwięcej czasu.
Dobrze zaprojektowana automatyzacja powinna być niemal niewidoczna — proces po prostu zaczyna działać szybciej.